1. Prezentare Generală

Integrarea cu WhatsApp conectează iFlows la numărul de WhatsApp Business al companiei. Odată conectată, puteți trimite documente și mesaje către clienți (și furnizori) direct din platformă, prin WhatsApp, fără a mai ieși din iFlows și fără a copia manual numere sau documente în aplicația de telefon.

Tot ce trimiteți și tot ce primiți rămâne salvat în iFlows: aveți un istoric complet al conversațiilor, vedeți cine a trimis fiecare mesaj, când a fost livrat și când a fost citit, iar mesajele primite de la clienți ajung într-un inbox comun, vizibil tuturor utilizatorilor cu drepturi.

Ce puteți face cu integrarea

• Trimiteți documente direct din platformă — ofertă, comandă, proformă, factură, comandă furnizor, document tipizat sau situația facturilor neachitate — cu PDF-ul atașat (sau linkul de acceptare / semnare) automat, fără să-l descărcați și să-l trimiteți manual.
• Primiți și răspundeți dintr-un inbox comun — toate conversațiile ajung într-un singur loc, vizibil tuturor utilizatorilor cu drepturi, așa încât oricine din firmă poate prelua și răspunde, nu doar persoana care ține telefonul.
• Puneți o iconiță de WhatsApp pe site — clientul care apasă este redirecționat către numărul companiei, iar mesajul lui ajunge direct în inbox-ul din iFlows.
• Păstrați un istoric complet — tot ce trimiteți și primiți rămâne salvat în iFlows: cine a trimis fiecare mesaj, când a fost livrat și dacă a fost citit.
• Folosiți răspunsuri rapide predefinite și puteți trimite automat un mesaj la finalizarea unei comenzi.

Cum funcționează: prin API, nu prin aplicația clasică

Important de înțeles de la început: integrarea folosește WhatsApp Business Platform (API-ul oficial Meta), nu aplicația WhatsApp clasică de pe telefon sau WhatsApp Business de desktop. Practic, numărul „intră” în iFlows și de acolo se gestionează.

Precizare importantă: Limitările descrise în această documentație nu sunt impuse de iFlows, ci de WhatsApp Business Platform (Meta). iFlows integrează acest canal și îl pune la dispoziția dumneavoastră în condițiile stabilite de Meta, fără a putea modifica aceste reguli. Pentru detalii oficiale și actualizări, consultați documentația Meta pentru WhatsApp Business Platform.

Consecința principală: numărul conectat nu mai poate fi folosit în paralel în aplicația WhatsApp obișnuită de pe mobil. Odată ce un număr trece prin API, el nu mai funcționează și în aplicația clasică de pe telefon.

De aceea, alegeți cu grijă numărul înainte de conectare:

• folosiți un număr de companie dedicat, pe care nimeni nu are nevoie să-l folosească personal pe telefon, sau
• cumpărați un număr nou special pentru această integrare.

Important: Nu folosiți numărul personal al unui angajat care are nevoie de WhatsApp pe telefonul lui — l-ar pierde din aplicația de pe mobil. Totuși, e recomandat ca acest număr să fie conectat la un telefon, pentru a permite preluarea apelurilor.

Ce este un șablon și de ce e nevoie de el

A doua limitare ține de felul în care WhatsApp permite inițierea conversațiilor. Spre deosebire de whatsapp-ul clasic, pe WhatsApp Business nu puteți contacta un client cu un mesaj scris liber, în cuvintele dumneavoastră. Meta tratează orice mesaj prin care dumneavoastră inițiați conversația ca pe o posibilă reclamă și cere ca el să fie aprobat în prealabil. Un astfel de mesaj pre-aprobat se numește șablon.

În practică, vă definiți din timp șabloane pentru situațiile de care aveți nevoie — de obicei câte unul pentru fiecare tip de document (ofertă, factură, proformă, document tipizat etc.) și, eventual, un șablon generalist pentru contactarea obișnuită a clientului. Le trimiteți spre aprobare la Meta, iar după ce sunt aprobate le puteți folosi pentru a deschide orice conversație.

Regula celor 24 de ore

Șablonul este necesar doar pentru a iniția discuția. Din momentul în care clientul vă răspunde, se deschide o fereastră de 24 de ore în care puteți scrie liber, în cuvintele dumneavoastră, orice mesaj — exact ca într-un chat obișnuit. Fereastra se reîmprospătează la fiecare mesaj nou primit de la client.

După expirarea celor 24 de ore (dacă clientul nu mai scrie), nu mai puteți trimite mesaje libere și reveniți la șabloane aprobate pentru a relua legătura.

Pe scurt: șablon ca să deschideți ușa, mesaj liber timp de 24 de ore după ce clientul răspunde.

Alte reguli WhatsApp Business

Pe lângă regula șabloanelor și fereastra de 24 de ore de mai sus, mai există o limitare privind tipurile de mesaje pe care le puteți trimite:

• Tipuri de mesaje limitate — din iFlows se pot trimite mesaje pe bază de șablon, mesaje text libere și fișiere (imagini și documente). Mesajele audio, locațiile, contactele sau stickerele pot fi doar primite, nu și trimise.

Notă: Avizele și chitanțele nu au buton de WhatsApp — ele se trimit doar pe email. Toate celelalte documente (ofertă, comandă, proformă, factură, comandă furnizor, document tipizat) pot fi trimise pe WhatsApp.

Costuri: WhatsApp Business se plătește la Meta

WhatsApp Business Platform nu este un serviciu gratuit. Acest cost NU se plătește către iFlows, ci direct către Meta — iFlows este doar canalul prin care trimiteți mesajele.

Din 1 iulie 2025, Meta taxează per mesaj — mai exact, pentru fiecare mesaj-șablon livrat — pe categorii: Marketing, Utilitar (Utility) și Autentificare. Tariful diferă în funcție de categorie și de țara destinatarului, iar Meta publică prețurile oficial.

Când este gratuit: mesajele pe care le trimiteți ca răspuns, după ce clientul v-a scris primul, nu se taxează. Practic, cât timp clientul a inițiat conversația și vă aflați în fereastra de 24 de ore, schimbul de mesaje din chat este gratuit. Se plătesc, în schimb, mesajele-șablon prin care dumneavoastră inițiați contactul.

Sfat: statisticile din secțiunea Rapoarte (mesaje Marketing / Utility / Free) vă ajută să urmăriți volumul și să estimați costul lunar la Meta.

2. Activarea și Configurarea Integrării

Integrarea se găsește în Integrări → Integrările disponibile, pe cardul WhatsApp. Spre deosebire de alte integrări, la WhatsApp nu introduceți manual chei sau token-uri: conectarea se face printr-o fereastră oficială Meta, unde vă autentificați cu contul Meta Business și selectați contul WhatsApp Business și numărul de telefon.

Ce vă trebuie înainte de conectare

• Cont Meta Business — un cont Facebook Business cu acces de administrare.
• Cont WhatsApp Business — asociat acelui cont Meta.
• Număr de telefon — verificat și adăugat în WhatsApp Manager, care nu este deja folosit într-o altă aplicație WhatsApp.

Pregătirea numărului în Meta (WhatsApp Manager)

Înainte de conectarea din iFlows, numărul trebuie să existe și să fie verificat în contul Meta Business al companiei. Acești pași se fac pe site-ul Meta (business.facebook.com), nu în iFlows. Dacă numărul este deja configurat în WhatsApp Manager, puteți trece direct la pașii de conectare de mai jos.

1. Accesați business.facebook.com și conectați-vă cu contul care administrează afacerea. Se deschide pagina cu informațiile companiei (Business info).

2. Deschideți WhatsApp Manager din Settings → Accounts → WhatsApp accounts și selectați contul WhatsApp Business al companiei pentru a-i vedea detaliile.

3. Dacă încă nu aveți un cont WhatsApp Business, apăsați butonul „+ Add” și alegeți opțiunea potrivită — de obicei „Create a new WhatsApp Business account” (cont nou) sau „Link a WhatsApp Business account” (legați un cont existent).

4. Deschideți tab-ul „Phone numbers” și verificați numărul: trebuie să apară cu status „Verified” (sau „Connected”, dacă este deja legat de iFlows). Dacă numărul lipsește, apăsați „Add phone number” și parcurgeți verificarea prin SMS sau apel.

Important: Numărul folosit aici nu trebuie să fie conectat în paralel la aplicația WhatsApp clasică de pe telefon. Dacă este folosit în altă parte, deconectați-l mai întâi de acolo.

Pașii de conectare

1. Din Integrări → Integrările disponibile, apăsați butonul de conectare de pe cardul WhatsApp.

2. Se deschide fereastra Meta de conectare; apăsați „Deschide conectarea Meta".

3. În fereastra Meta: selectați contul WhatsApp Business, selectați numărul de telefon și acceptați toate permisiunile cerute.
4. Finalizați pașii din fereastra Meta.
5. Dacă numărul are setat un PIN de verificare în 2 pași, platforma vă va cere acel PIN (6 cifre).
6. La final, iFlows confirmă conectarea și vă readuce în pagina de integrări.

În timpul conectării, platforma configurează automat și primirea mesajelor, sincronizează șabloanele existente din contul Meta și creează un set de șabloane predefinite.

Important: Popup-urile trebuie permise în browser. Dacă fereastra Meta nu se deschide, platforma vă cere să permiteți popup-urile și să reîncercați.

Verificarea funcționării

După conectare, în Integrările mele apare WhatsApp cu numărul conectat și data expirării, în meniu apare Chat → WhatsApp (inbox-ul) și iconița verde WhatsApp în bara de sus. Cel mai simplu test este să deschideți un document și să-l trimiteți către propriul număr folosind un șablon aprobat; dacă mesajul ajunge și apare în chat cu bifă de livrare, integrarea funcționează. Nu există un mod sandbox separat — integrarea lucrează direct cu contul real.

Token-ul de acces și reconectarea

Conexiunea cu Meta are o valabilitate de aproximativ 60 de zile. Când token-ul expiră în curând, în paginile WhatsApp apare un mesaj de avertizare cu buton de reconectare; când a expirat, apare un mesaj roșu, iar trimiterea mesajelor nu mai funcționează până la reconectare.

Important: Cât timp token-ul este expirat, nu se mai pot trimite mesaje deloc, până la reconectare. Reconectarea se face din mesajele de avertizare sau din Integrările mele și parcurge aceiași pași Meta ca prima conectare.

Ștergerea integrării

Din Integrările mele, butonul de ștergere elimină integrarea, cu o confirmare prealabilă. După ștergere, butoanele și inbox-ul WhatsApp dispar din platformă. Aceste acțiuni sunt vizibile doar utilizatorilor cu drepturile corespunzătoare.

3. Șabloanele WhatsApp

Un șablon este un mesaj predefinit, aprobat de Meta, pe care îl puteți trimite către orice client, oricând. Șabloanele sunt obligatorii pentru că regulile WhatsApp permit inițierea unei conversații (sau trimiterea în afara ferestrei de 24 de ore) numai prin șabloane aprobate. Ele pot conține variabile care se completează automat cu datele clientului și ale documentului la trimitere.

Unde se gestionează

Șabloanele WhatsApp se gestionează din Setări → Șabloane (pagina „Setări Șabloane”). Aceasta este o pagină comună pentru toate tipurile de șabloane din platformă, organizată în patru tab-uri: E-mail, SMS, PDF și WhatsApp. Șabloanele WhatsApp sunt deci tab-ul WhatsApp din această pagină, nu o pagină separată. Tab-ul WhatsApp are, la rândul lui, două subsecțiuni: Șabloane (template-urile WhatsApp) și Răspunsuri rapide. Lista permite căutare după nume și filtrare după status, categorie și tip.

Important: Iconița verde din colțul listei de conversații (din Chat → WhatsApp) nu deschide pagina de șabloane, ci dialogul „Start Conversație” (pornirea unei conversații noi). Șabloanele se accesează din Setări → Șabloane, ca mai sus.

Câmpurile unui șablon

• Nume — numele intern; se transformă automat în litere mici cu underscore, conform regulilor Meta.
• Limbă — limba șablonului.
• Categorie — Utilitar (mesaje tranzacționale) sau Marketing (promoționale). Categoria influențează tarifarea la Meta.
• Tip (secțiune) — locul din platformă unde se folosește: General, Oferte, Comenzi, Facturi Proforme, Facturi, Comandă Furnizor, Document Tipizat.

Important: Tipul șablonului se alege la creare și nu mai poate fi modificat după salvare. Dacă aveți nevoie de alt tip, creați un șablon nou.

• Format Antet — Fără Antet, Text (maxim 60 de caractere, o singură variabilă) sau Document (include un PDF în antet).
• Sursa documentului (la antet Document) — Document Platformă (PDF-ul se generează automat la trimitere din documentul selectat) sau Document Personal (un PDF fix, încărcat manual, trimis mereu la fel).
• Conținut — textul mesajului (maxim 1024 de caractere).

Important: Conținutul poate conține variabile, dar nu poate începe sau se termina cu o variabilă — este o regulă Meta, altfel șablonul nu este acceptat. De exemplu, un mesaj care începe direct cu numele clientului va fi respins; precedați variabila de un text fix — „Bună ziua, {{nume}}!” în loc de „{{nume}}, …”.

• Subsol — text opțional sub mesaj (maxim 60 de caractere); nu acceptă variabile.
• Butoane — butoane atașate mesajului (vezi mai jos).

Sursa documentului: Document Platformă vs Document Personal

Când antetul este de tip Document, alegeți de unde vine PDF-ul atașat. Cele două opțiuni sunt fundamental diferite:

• Document Platformă — PDF-ul se generează automat la trimitere, din documentul selectat în acel moment. Astfel, fiecare client primește PDF-ul lui (de exemplu factura lui, cu datele lui). Aceasta este opțiunea folosită pentru șabloanele legate de un document.
• Document Personal — trimite mereu același PDF fix, încărcat manual o singură dată (de exemplu o broșură sau o listă de prețuri). La alegerea acestei opțiuni apare câmpul de upload „Document PDF”, cu limita de maxim 5MB.

Exemplu: pentru un șablon de factură folosiți Document Platformă, ca fiecare client să primească factura proprie. Pentru un catalog identic trimis tuturor, folosiți Document Personal.

Formularul de șablon oferă trei butoane: Salvează, Salvează și Continuă și Previzualizare. Butonul „Previzualizare” arată cum va arăta mesajul (inclusiv antetul și butoanele) înainte de a-l salva și trimite la Meta — util ca să prindeți din timp greșeli, mai ales încălcări ale regulilor Meta (de exemplu un mesaj care începe cu o variabilă).

Variabilele

Variabilele se completează automat la trimitere cu datele reale. Sunt disponibile câmpuri pentru client (nume, telefon, email, adresă, CIF/CNP, sold restant), persoană de contact, datele companiei, bancă, angajatul care trimite și câmpuri specifice fiecărui tip de document (serie și număr, dată, scadență, total, AWB, link-uri etc.). În formular, variabilele sunt grupate pe categorii (Client, Contact, Companie și cele specifice documentului) și au o căsuță de căutare; cele afișate depind de tipul șablonului ales, ca să folosiți doar câmpurile potrivite.

Important: Alegeți întâi secțiunea (tipul) corectă, pentru că ea determină ce variabile puteți folosi — iar tipul nu mai poate fi schimbat după salvare. Dacă alegeți tipul greșit, pierdeți accesul la variabilele specifice documentului (serie și număr, scadență, total, AWB, link-uri etc.) și trebuie să creați un șablon nou.

Butoanele șablonului

Sub mesaj pot apărea butoane: URL (deschide o adresă web, maxim 2), Telefon (apelează un număr, maxim 1) și Răspuns rapid (maxim 3), în total maxim 3 butoane pe șablon. Textul fiecărui buton este limitat la 20 de caractere.

Butoanele inteligente (Acceptă și Cere detalii la oferte; Semnare la documentele tipizate) sunt diferite de un buton URL obișnuit: link-ul lor nu este fix, ci se generează automat pentru fiecare trimitere în parte. Astfel, fiecare destinatar primește un link unic, care îl duce direct la pagina lui de acceptare a ofertei sau de semnare a documentului. Aceste butoane apar doar la oferte și la documentele tipizate.

Procesul de aprobare

Un șablon nou primește statusul În așteptare (local) și poate fi editat complet. După trimiterea la Meta, rămâne În așteptare dar nu mai poate fi editat sau șters până când Meta îl aprobă sau respinge. Meta îl evaluează, iar statusul devine Aprobat (poate fi folosit) sau Respins (apare motivul; îl puteți clona și corecta). Doar șabloanele Aprobate apar în listele de selecție la trimitere.

Editarea, clonarea și ștergerea

Ce puteți face cu un șablon depinde de starea lui. Atenție: „În așteptare” înseamnă două lucruri diferite — un șablon local, încă netrimis la Meta (editabil complet), și unul deja trimis la Meta, care așteaptă decizia (blocat). Tabelul de mai jos arată ce este permis în fiecare stare:

Starea șablonului	Ce este permis
În așteptare (local, netrimis)	Poate fi editat complet sau șters. Nu a fost încă trimis la Meta.
În așteptare (trimis la Meta)	Nu poate fi editat sau șters până când Meta îl aprobă sau îl respinge.
Aprobat	Nu mai are buton de editare (doar vizualizare, clonare și ștergere). Se poate modifica doar maparea variabilelor; conținutul aprobat rămâne neschimbat, așa cere Meta.
Respins	Apare motivul respingerii; puteți clona șablonul, corecta copia și o retrimite la Meta.

Important: Un șablon aprobat nu mai are creion de editare, pentru că Meta a aprobat un anumit conținut. Ca să-l schimbați, folosiți clonarea: apăsați Clonează → copia primește statusul În așteptare (local) → modificați copia → o retrimiteți la Meta pentru aprobare. După aprobare, folosiți noul șablon.

Ștergerea unui șablon trimis la Meta încearcă să-l elimine și de acolo. Din listă există și o acțiune de sincronizare, care aduce în iFlows șabloanele și statusurile actualizate din contul Meta.

Șabloane predefinite

La conectare, platforma creează automat un set de șabloane gata de folosit (cu status În așteptare), pentru: comandă, finalizare comandă (cu AWB), factură, factură proformă, comandă furnizor, ofertă PDF, ofertă web (cu butoane Acceptă / Cere detalii), document tipizat PDF, document tipizat web (cu buton Semnare) și situația facturilor neachitate.

Important: Și șabloanele predefinite trebuie trimise la Meta și aprobate înainte de a putea fi folosite efectiv.

Crearea unui șablon WhatsApp — pas cu pas

Un șablon nou se creează din pagina de șabloane și trece printr-un proces de completare, salvare locală și trimitere la Meta pentru aprobare. Pașii de mai jos acoperă tot fluxul, de la deschiderea formularului până la trimiterea spre aprobare.

1. Mergeți în Setări → Șabloane, deschideți tab-ul WhatsApp, apoi subsecțiunea Șabloane, și apăsați butonul „Șablon WhatsApp Nou”.
2. Completați Numele — numele intern al șablonului. Se transformă automat în litere mici cu underscore, conform regulilor Meta (de exemplu „Trimite Ofertă” devine trimite_oferta).
3. Alegeți Secțiunea (tipul documentului): General, Oferte, Comenzi, Facturi Proforme, Facturi, Comandă Furnizor sau Document Tipizat. Secțiunea stabilește unde va apărea șablonul în platformă și ce variabile specifice veți avea disponibile.

Important: Alegeți Secțiunea corectă de la început. Ea nu mai poate fi modificată după salvare și determină ce variabile de document puteți folosi (serie și număr, scadență, AWB, link-uri etc.). Dacă ulterior aveți nevoie de alt tip, trebuie să creați un șablon nou.

4. Setați Limba șablonului și Categoria: Utilitar (mesaje tranzacționale) sau Marketing (mesaje promoționale). Categoria influențează tarifarea la Meta.
5. Alegeți Formatul Antetului: Fără Antet, Text (maxim 60 de caractere, o singură variabilă) sau Document (include un PDF în antet).
6. Dacă ați ales antet de tip Document, apare câmpul Sursă Document Antet, unde alegeți între:

• Document Platformă — PDF-ul se generează automat la trimitere din documentul selectat (fiecare destinatar primește documentul său).
• Document Personal — un PDF fix, pe care îl încărcați manual din câmpul „Document PDF” care apare și care se trimite mereu la fel (maxim 5MB).

7. Scrieți Conținutul mesajului (maxim 1024 de caractere). Inserați variabile dând click pe câmpurile din lista Câmpuri Variabile din stânga (le puteți căuta în căsuța de căutare); ele se completează automat la trimitere cu datele reale ale clientului și ale documentului.

Important: Conținutul poate conține variabile, dar nu poate începe sau se termina cu o variabilă — este o regulă Meta, altfel șablonul nu este acceptat. De exemplu, în loc să începeți mesajul direct cu numele clientului, precedați-l de un text fix precum „Bună ziua,”.

8. Opțional, adăugați un Subsol (maxim 60 de caractere) — un text scurt sub mesaj. Subsolul nu acceptă variabile.
9. Opțional, adăugați Butoane din „Adaugă Buton” (Acțiuni Rapide). Pentru fiecare buton alegeți Tipul (Răspuns Rapid, Telefon sau URL) și scrieți textul butonului (maxim 20 de caractere). Puteți avea maxim 3 butoane în total, dintre care maxim 2 de tip URL și maxim 1 de tip Telefon. La oferte și documente tipizate există și butoane inteligente cu link dinamic (Acceptă, Cere detalii, Semnare), personalizat automat pentru fiecare trimitere.
10. Apăsați „Previzualizare” pentru a verifica cum va arăta mesajul completat înainte de salvare. Aceasta vă ajută să prindeți din timp eventualele probleme (de exemplu, mesajul care începe sau se termină cu o variabilă).
11. Apăsați „Salvează” (sau „Salvează și Continuă”). Șablonul primește statusul În așteptare (local) și poate fi editat complet, fiindcă nu a fost încă trimis la Meta.

8. Când șablonul este gata, trimiteți-l la Meta pentru aprobare. Din acel moment rămâne În așteptare, dar nu mai poate fi editat sau șters până când Meta îl aprobă sau îl respinge.
9. După evaluarea Meta, statusul devine Aprobat (poate fi folosit la trimitere) sau Respins (apare motivul; puteți clona șablonul, corecta copia și retrimite).

Important: Doar șabloanele Aprobate apar în listele de selecție la trimiterea documentelor. Pentru a schimba conținutul unui șablon deja aprobat, îl clonați (copia primește statusul În așteptare), modificați copia și o retrimiteți la Meta — conținutul aprobat nu mai poate fi modificat direct, doar maparea variabilelor.

4. Trimiterea Documentelor prin WhatsApp

Butonul de trimitere WhatsApp apare doar dacă integrarea este conectată și aveți dreptul de a vedea mesaje WhatsApp. Îl găsiți pe:

• Oferte, Comenzi, Facturi Proforme, Facturi — în pagina documentului (opțiunea „Trimite WhatsApp") și în lista de documente.
• Comenzi Furnizor — la fel, dar destinatarul este furnizorul.
• Documente tipizate — în liste și în generatorul de document tipizat.
• Fișa clientului — butonul „Trimite Situație pe WhatsApp" (situația facturilor neachitate).
• Chat WhatsApp — butonul „Conversație Nouă" (inițiere cu un client ales manual).
• Configurare curier — un șablon WhatsApp de tip Comenzi se poate asocia unui curier pentru trimitere automată la finalizarea comenzii.

Procesul de trimitere

1. Apăsați butonul „Trimite WhatsApp" pe document. Se deschide fereastra de trimitere.
2. Selectați destinatarul (numărul de telefon). Lista conține mobilul principal al clientului, alte numere ale lui și numerele persoanelor de contact. Primul număr valid este preselectat.
3. Selectați șablonul. Apar doar șabloanele aprobate potrivite tipului de document; dacă există unul singur, se selectează automat.
4. Verificați previzualizarea — mesajul completat cu datele reale, exact cum va fi primit, inclusiv PDF-ul atașat dacă șablonul are antet de tip Document.
5. Apăsați Trimite. Pentru șabloanele cu Document Platformă, PDF-ul se generează în acel moment și se atașează automat.

Important: De pe butonul unui document se trimite întotdeauna pe bază de șablon aprobat — nu se poate trimite un mesaj text liber. Mesajele libere se pot trimite doar din chat, în fereastra de 24 de ore.

Important: Fiecare trimitere are un singur destinatar; nu există trimitere în masă. Pentru mai multe persoane, repetați procesul. Dacă nici clientul, nici persoanele de contact nu au un număr valid, fereastra afișează o eroare și un link către fișa clientului pentru completarea numărului.

5. Inbox-ul și Conversațiile Primite

Mesajele primite de la clienți ajung în inbox-ul comun WhatsApp, accesibil din Chat → WhatsApp. Pagina are lista de conversații (cu nume client, previzualizarea ultimului mesaj, oră și contor de necitite), căutare și filtre Toate / Necitite, plus zona de conversație cu istoricul complet, separatoare pe zile, reacțiile clientului și statusurile de livrare/citire.

Acțiuni pe lista de conversații

În capul listei de conversații, meniul „…” oferă două acțiuni: „Citește toate” (marchează toate conversațiile ca citite) și „Selectează conversații” (pornește modul de selecție multiplă).

În modul de selecție, fiecare conversație primește o bifă, în capul listei apar un contor („X selectate”) și butonul „Gata” pentru a ieși din mod, iar în partea de jos apare butonul „Citește”, care marchează ca citite toate conversațiile bifate.

Ștergerea unei conversații

În capul unei conversații deschise există o iconiță roșie de coș de gunoi care șterge conversația respectivă. Acțiunea este disponibilă doar utilizatorilor cu permisiunea „Ștergere mesaje”.

Răspunsul către client și fereastra de 24 de ore

În zona de conversație, un indicator arată starea ferestrei de 24 de ore, care determină ce puteți trimite:

Starea ferestrei	Ce puteți trimite
Activ (verde)	Mesaj liber, fișiere și răspunsuri rapide. Un cronometru arată timpul rămas din cele 24 de ore.
Așteaptă răspuns	Doar șablon — clientul nu v-a scris încă.
Expirat	Doar șablon; câmpul de scriere este dezactivat. Fereastra de 24 de ore a expirat (clientul nu a mai scris în acest interval).

De reținut: dacă un client nu v-a scris niciodată, prima inițiere se poate face DOAR cu un șablon aprobat.

Răspunsurile rapide

Răspunsurile rapide sunt texte predefinite scurte, pe care le inserați rapid când răspundeți în chat (pot conține variabile completate automat). Se gestionează în Setări → Șabloane, tab-ul WhatsApp → Răspunsuri rapide, cu nume, text (maxim 1024 de caractere) și ordine de afișare. În chat, le accesați cu butonul fulger din zona de scriere.

Iconița WhatsApp din bara de sus

În bara de sus apare o iconiță verde WhatsApp (vizibilă doar dacă integrarea e conectată și aveți drept de a vedea mesaje), cu un badge cu numărul de mesaje necitite. La apăsare se deschide un panou cu conversațiile recente (cele necitite primele) și un buton „Vezi istoric complet" care deschide pagina de chat. Funcționează ca un inbox rapid.

6. Urmărirea Mesajelor Trimise

După trimitere, în istoricul de comunicări al documentului apare o linie cu cine a trimis, către cine, când și dacă a fost citit. În fișa clientului, secțiunea Comunicări → Mesaje WhatsApp conține un tabel cu trimiterile de documente prin WhatsApp către acel client (status, document, șablon, destinatar, trimis de, dată).

Important: Tabelul din fișa clientului include doar trimiterile de documente, nu și răspunsurile libere din chat (acestea se văd în conversație).

Statusul mesajului

• Trimis — o bifă gri.
• Livrat — două bife gri.
• Citit — două bife albastre.
• Eșuat — o iconiță roșie de eroare; la hover apare mesajul și codul de eroare. Un mesaj eșuat urcă în capul conversației și nu se retrimite automat — retrimiterea se face manual.

Conversațiile se leagă automat de client pe baza numărului de telefon: când trimiteți sau primiți un mesaj de la un număr care aparține unui client sau persoanei sale de contact, conversația apare cu numele lui în inbox și în fișă.

7. Notificările WhatsApp

Când vine un mesaj nou de la un client, platforma generează o notificare internă, iar contorul de necitite crește pe iconița din bara de sus și în lista de conversații. Pe lângă notificarea internă, dacă le activați din chat, există o alertă sonoră (butonul de clopoțel din capul listei) și notificări de desktop ale browserului.

Când deschideți conversația, mesajele sunt marcate automat ca citite și contorul se actualizează. Notificările WhatsApp pot fi activate sau dezactivate per utilizator din preferințele de notificări.

8. Permisiunile

Integrarea are permisiuni dedicate, acordate pe categorii. Administratorii au acces complet implicit.

• Pe integrare — adăugare (conectare), modificare (reconectare) și ștergere — de regulă operațiuni de administrator.
• Pe șabloane și răspunsuri rapide — vizualizare, adăugare, modificare, ștergere.
• Pe mesaje — „Vizualizare mesaje WhatsApp" este permisiunea cheie — dă acces la inbox, la iconița din bara de sus, la butoanele de trimitere de pe documente și la trimiterea efectivă. „Ștergere mesaje" permite ștergerea conversațiilor.

Fără permisiuni WhatsApp, utilizatorul nu vede inbox-ul, iconița sau butoanele de trimitere. Cu permisiunea de vizualizare mesaje, poate vedea inbox-ul, trimite șabloane și răspunde în chat. Cu permisiuni complete, poate în plus configura integrarea și gestiona șabloanele și răspunsurile rapide.

9. Rapoarte și Statistici

În pagina de chat, butonul de rapoarte (iconița de tip lupă din capul listei de conversații, lângă clopoțel) deschide o fereastră cu statistici pe o perioadă aleasă: mesaje trimise, primite, Marketing, Utility și Free (numărul de mesaje pe fiecare categorie). În meniul de Rapoarte al platformei există și o intrare dedicată WhatsApp, pe instanțele care au această zonă activată. Statisticile ajută la urmărirea volumului de comunicare și la estimarea costurilor la Meta.